Von der Ausschreibung bis zum Teller: Die Beschaffung von Schulverpflegung

Wer sich um Schulverpflegung kümmert, steht vor vielen Herausforderungen, wie beispielsweise die Balance von Qualität und Preis, der Mangel an Fachpersonal, die Komplexität des Vergaberechts sowie die steigenden Anforderungen an Nachhaltigkeit. Sie bedeuten hohe Anforderungen an die Umsetzung in der Praxis. Die Herangehensweise an eben diese Herausforderungen entscheidet über die Qualität und schließlich die Akzeptanz des Schulverpflegungsangebots. Das ordentliche Angebot in der Praxis wird durch einen strukturierten Beschaffungsprozess ermöglicht.

Dieser IN FORM-Beitrag stellt eine kurze Übersicht über den Prozess der Beschaffung dar, mit seinen verschiedenen Schritten und Anforderungen.

Am Anfang jeder Beschaffung steht zunächst die Auswahl des Vergabeverfahrens, die Bedarfsermittlung mit der Festlegung von Zielen und der Auswahl des Verpflegungsmodells. Darauf folgt das Erstellen der Leistungsbeschreibung, die Ausschreibung und schließlich die Auswahl des Dienstleisters. Wie die einzelnen Schritte bestmöglich umgesetzt werden können, zeigt der digitale Leitfaden des Bundeszentrums für Kita- und Schulverpflegung. Hier die einzelnen Schritte im Überblick:

1. Vorbereitungsphase

In dieser Phase soll zunächst ein verantwortliches Team für das Beschaffungsvorhaben gefunden werden (s. Leitfaden BKuS ab S.8), eine Bedarfsanalyse (u.a. Wahl des Verpflegungsmodells, Qualitätsstandards, Nachhaltigkeitsaspekte) und Markterkundung durchgeführt werden. Sind diese Phasen abgeschlossen, kann sich mit der Leistungsbeschreibung auseinandergesetzt werden.

2. Ausschreibungs- und Angebotsphase

Nachdem ein Überblick über den Ausschreibungsprozess vorliegt, kann der Auftrag bekannt gemacht werden. Nun gilt es das Verfahren nach den rechtlichen Vorhaben zu leiten, Bieteranfragen zu beantworten und die Funktionalität der technischen Rahmenbedingungen zu gewährleisten. In diese Phase fällt die Angebotserstellung der Bieter.

3. Zuschlagsphase

In der Zuschlagsphase werden die Angebote geprüft, die Bietereignung festgestellt und schlussendlich ausgewertet. Diese Phase endet mit dem Zuschlag für das ausgewählte Angebot und schlussendlich in einem Vertragsabschluss.

4. Ausführungsphase

Wichtig ist, dass die qualitativen Anforderungen an die Verpflegung, die vertraglich festgehalten werden, durchgehend überprüft werden. Nur so kann eine hochwertige Schulverpflegung langfristig gesichert werden.

Die Wahl des Verpflegungsmodells fällt unter die Bedarfsanalyse und hängt unmittelbar von den vorhandenen Strukturen ab, insbesondere den Räumlichkeiten, der Küchenausstattung und des ggf. vorhandenen Personals. Dabei wird zwischen vier verschiedenen Systemen unterschieden:

• Cook & Serve/ Mischküche

Die Speisen werden täglich vor Ort zubereitet und ausgegeben.

• Cook & Chill

Die Speisen werden extern zubereitet und abgekühlt ausgeliefert. Vor Ort werden die Speisen erwärmt und ausgegeben.

• Cook & Freeze

Die extern zubereiteten Speisen werden tiefgekühlt als Einzelportionen oder Mehrportionsgebinde ausgeliefert. Vor Ort werden die Speisen erwärmt und ausgegeben.

• Cook & Hold/ Warmverpflegung

Die extern zubereiteten Speisen werden warm ausgeliefert und vor Ort warmgehalten. Es erfolgt keine zusätzliche Aufbereitung vor Ort.

Als Basis für die Ausschreibung dient die Leistungsbeschreibung. Diese legt Art und Umfang der geforderten Verpflegungsleistung fest. Je genauer die Leistungsbeschreibung ist, desto weniger Probleme werden im Beschaffungsverfahren und während der Vertragsdurchführung entstehen. Alle Bereiche der geforderten Leistung sind so klar zu beschreiben, dass diese für alle Bietenden gleich verständlich sind, es zu keinen Interpretationsspielräumen kommt und die eingehenden Angebote miteinander verglichen werden können. Die explizite Nennung der geforderten Leistungen beugt Missverständnissen vor und sorgt dafür, dass qualifizierte Angebote eingehen. Sobald das Vergabeverfahren begonnen hat, ist eine Änderung der Leistungsanforderung nicht mehr möglich.

Schulträger müssen laut Gesetz das wirtschaftlich günstigste Angebot auswählen – das bedeutet jedoch nicht, dass der niedrigste Preis ausgewählt werden soll. Die Wirtschaftlichkeit berechnet sich aus dem Verhältnis von Preis und Qualität. 

Das Vergaberecht regelt nicht, was die Vergabestelle beschafft, sondern nur den Ablauf des Beschaffungsverfahrens. Der Auftraggeber hat daher einen gewissen Spielraum, welche qualitativen Anforderungen er in Bezug auf das Verpflegungssystem, den Bio-Anteil, die saisonalen Anteile sowie die Nachhaltigkeit an die Schulverpflegung stellt. Diese Anforderungen müssen allerdings sachlich gerechtfertigt, nachvollziehbar und die Gründe nachgewiesen sein.

Legen Sie also Kriterien fest: In der Ausschreibung muss festgelegt sein, wie die Angebote bewertet werden. Hier ist es wünschenswert, die Qualität (z.B. Bio-Anteil, DGE-Konformität) deutlich stärker zu gewichten als rein auf den Preis abzustellen. „Regionalität“ in der Ausschreibung von Verpflegungsleistungen zu fordern, ist grundsätzlich rechtlich nicht zulässig. Das Vergaberecht verbietet ausdrücklich, in der Leistungsbeschreibung auf die Herkunft von Produkten oder Lieferanten zu verweisen. Stattdessen können qualitative Gütesiegel aus der Region verlangt werden. Doch es gilt: Wird ein regionales Gütezeichen gefordert, müssen gleichwertige Kennzeichen aus anderen Regionen zugelassen werden. Die Anforderung an die Saisonalität (z. B. Wintergemüse wie Weißkohl, Rote Bete) erhöht die Wahrscheinlichkeit, regionale Produkte zu beziehen.

DGE-Qualitätsstandards als Teil der Leistungsbeschreibung

Ziel jedes Vergabeverfahrens sollte die Beschaffung einer ausgewogenen Schulverpflegung sein, die den Kindern und Jugendlichen eine gesunde und vollwertige Ernährung ermöglicht. Wie ein solches Verpflegungsangebot aussehen sollte, wird in dem DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen definiert. Der Qualitätsstandard fasst alle wichtigen Bereiche der Qualitätsentwicklung zusammen: Neben wissenschaftlich basierten Anforderungen an die ernährungsphysiologische Qualität der Schulverpflegung definiert er auch strukturelle und organisatorische Voraussetzungen.

Nur auf die DGE-Qualitätsstandards in der Leistungsbeschreibung hinzuweisen, reicht nicht aus, um die jeweiligen Kriterien in der Vergabe anwenden zu können. Die Kriterien nach dem DGE-Qualitätsstandard in der Schulverpflegung müssen in der Leistungsbeschreibung konkret beschrieben werden. Dabei handelt es sich z.B. die Lebensmittelqualität und -quantität (die Auswahl der Lebensmittelgruppe), die Speiseplanung (Häufigkeit in der bestimmte Lebensmittel angeboten werden), die Speiseplangestaltung (spezifische Informationen über das Angebot) sowie die Speisenherstellung und die Zubereitung (nährstoffschonend, salz-, fett- und zuckerarm).

Eine gelungene Schulverpflegung hängt von mehreren Faktoren ab, die ein gutes Zusammenspiel bei der Beschaffung erfordern. Auch wenn der Prozess häufig langwieriger und anstrengend sein kann – eine gut organisierte und qualitativ hochwertige Schulverpflegung zahlt sich langfristig aus. Entscheidend ist die enge Zusammenarbeit zwischen Schule und Schulträger, damit rechtliche, organisatorische und pädagogische Ziele miteinander vereinbart werden. So kann die Schulverpflegung einen gelungenen Beitrag zur ausgewogenen Ernährung der Schüler und Schülerinnen beitragen und langfristig das Ernährungsverhalten und Zufriedenheit beeinflussen.